仕事をする喜びのひとつに、「やりがい」というものがあります。自分の仕事が会社の実績につながった、お客様から褒めてもらえた、同僚から感謝の言葉を貰ったなど、仕事でやりがいを感じることができる場面はたくさん存在します。

しかし、その反面、やりがいを感じることができる場面が少なく、書類整理や資料作成など、雑用のような仕事ばかりをこなし、仕事に嫌気がさしてしまっている方も多いのではないでしょうか。

雑用ばかりの仕事は、時間ばかりかかってやりがいが少なく、もう辞めてしまいたいと思うことも多くあります。

では、どうすれば、雑用ばかりの仕事から抜け出し、仕事のやりがいを見出すことができるでしょうか?そこ対処法について今回は考えていきたいと思います。

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まずは問題を把握する

仕事が雑用ばかりと感じる際は、まず、自分の仕事の実態を把握することから初めましょう。雑用ばかりと思える仕事の実態を正しく把握することで、解決するためのステップを見出すことができるかもしれません。

雑用は、細かい作業の積み重ねのため、自分がどんな仕事をしてどれくらい時間を要しているのか、簡単に把握することができません。

特に仕事の量が多く、忙しい時は、作業をこなすだけで精一杯になってしまい、作業内容や作業時間を振り返る余裕がありません。

休日などのまとまった時間に、時間をかけて仕事の内容を整理することで、雑用ばかりと思っている仕事の内容や問題点が浮き彫りになってきます。

仕事の実態を把握するには、単に頭の中で考えるだけではなく、紙やEXCELシートなどに、自分の1週間行っている仕事を箇条書きにして書き出してみるのがおすすめです。

方法は、自分が1週間にこなした仕事を思いつく限り箇条書きで列挙し、それぞれに、どれくらいの作業時間をかけているのか、時間単位で記録するだけです。

併せて、自分がその作業に対して感じているストレスを点数化してみても良いでしょう。

点数は主観的につけてしまって問題ありません。あその仕事に対して、どれくらいストレスがあるのか、数字で記録することで、問題の順位づけが容易になります。

こうすることで、1週間の仕事の中で自分がどんな雑用に追われているのか、何に一番時間を費やしており、何が自分の負担になっているのか明らかにすることができます。

ある程度、仕事の内容と作業時間、ストレス度合いが分かれば、今度は、負担になっている仕事の内容について詳しく分析します。

例えば、資料整理を行う時間が多く、負担になっている場合、整理している資料の内容や保管方法、関連する人物などを記載します。そして、そのうちの何が作業のボトルネックになっているのか考察します。

資料整理の例で言えば、営業部のA課長が、不要資料を後出しで次々と持ってくるので作業が進まない、キャビネットのインデックスがどおりに資料が保管されていないなどが当てはまるかもしれません。

負担となっている仕事の内容を明らかにし、原因を追求することで、それを改善する「次の手」を見出すことができるのです。

上司に相談する

改善のために取るべき第一の解決策は、上司に相談することです。

信頼のおける上司が職場にいる場合、立ち話や、仕事の振り返り面談などの際に、上記で整理した問題をぶつけてみましょう。

この際、「雑用が多くて困っています。」「仕事のやりがいを感じません。」などの曖昧な表現は避け、「○○の作業に○時間とられています」「時間がかかる原因は、○○だと思います。」と具体的な表現を用いて説明することがポイントです。

曖昧で感情的な表現を用いると、上司から、仕事が忙しい愚痴が言いたいのか、やる気がないのか、という印象を受けてしまう危険があります。

一方で、具体的に表現することで、やる気の問題ではなく、問題意識を改善意識があるのだ、ということを印象付けることができます。

上司が、問題意識を認識してくれれば、改善のために動いてくれるかもしれません。

例えば、会議の議事録作成や報告書作成ばかりに時間が費やされている、という問題があった場合、議事録作成の当番制にする、報告書の項目を簡素化するなどの改善策が考えられます。

ただし、上司の仕事に対するモチベーションが低い場合、問題意識を伝えても、曖昧に濁されて終わってしまう場合もあります。

また、上司が体育会系気質の強い人物の場合、生意気だ、という印象を持たれてしまうリスクもあります。

上司は職場の中でまず相談すべき人物ではありますが、雑用ばかりの仕事から抜け出す、という課題の場合、上司の人柄やモチベーションが解決するかどうかとキーポイントとなり、問題を悪化させてしまう危険と隣り合わせです。

相談する場合、上司の性格と話すタイミングをよく吟味し、上司の機嫌が悪そうなタイミングは避ける、同僚に話題を振って外堀から埋めるなどの対策を立てる必要もありそうです。

改善を提案する

上司に話すだけでは、状況が改善しにくそうだ、むしろ悪化しそうだ、という場合には、部署会議などの場で、仕事そのものの改善を提案するのもひとつの手段です。

雑用のような仕事が多いということが、仕事の内容と所要時間の分析から明らかな場合、部署全体の仕事の効率が悪くなっている可能性があります。

例えば、書類整理や資料作成などは、直接お金を生む仕事ではありません。しかし、それが仕事時間の大半を占めており、また、自分だけでなく、同僚の多くも同じような状態に陥っている場合、部署全体として、お金を生むための活動ができていないことになります。

部署会議などで提案する場合には、巻き込みやすい同僚や先輩から味方にしていくことがポイントです。

まず上司に相談するのと同じ要領で、仕事にかかった時間や辛さを飲み会の場などのカジュアルか空間で共有してみましょう。

その場で共感を得ることができれば、会議で起案した際も、無言の共感を得ることができ、案が採用されやすくなります。

同時に、直属の上司や、部署の決裁者にあたる上司への根回しも忘れないようにしましょう。会議で案を提示したい場合、最低2~3日前には、上司と決裁者に内容を事前に共有し、裏で合意を取り付けるようにしましょう。

その際、共感を得た部署のメンバーの名前を使わせてもらうことができれば、より効果的です。

変えるのが難しい仕事の場合、さらに前段階として、部署内でアンケートを取って、仕事に対するメンバーの課題意識を明確にすることを提案しても良いかもしれません。

雑用仕事を解消する場合、改善策は、いくらでも考えることができます。お金をかけない方法もあります。

例えば、書類整理の仕事を取ってみれば、

  • 年末大掃除の際に、全員で、書類のインデックスを整理し直す
  • 保管年数を過ぎた書類を処分する
  • 当番制にする

などです。予算がかけられそうな場合には、ツールなどを用いて仕事そのものを無くしてしまう、という方法もあります。

同じ書類整理を例に取れば、

  • 事務代行サービスを利用する
  • 書類を電子化して保管する
  • ペーパーレス化が可能なシステムを導入する

などが考えられます。雑用仕事については、ITツールの発達や各種のアウトソーシング系のサービスが発達しているため、費用をかければ、いくらでも仕事をなくしてしまうことは可能です。

社内制度を活用する

部署のメンバーの共感を得ることも難しく、部署内での改善が望めない場合、社内制度を活用して他部署に異動するという手段もあります。

大企業の場合、社内の人材交流を促進するために、他部署への異動を促進する制度や、新規事業の創生を目的とした社内ベンチャー制度などが設けられていることがあります。

単なる異動の希望、というだけでは、簡単に通るものではありません。また、異動を願い出ることで、現在の部署の上司や同僚と遺恨を残してしまうというリスクもあります。

しかし、社内制度を活用し、目的を持って異動することが明らかであれば、それほど風当たりも強くないでしょう。

制度を活用して異動する場合にもいくつかのステップを踏むとスムーズです。

まず、大企業の場合には、社内の異動制度そのものが浸透しておらず、上司や同僚も正しく把握していない場合があります。また、自分自身も制度を把握しきれておらず、正しく活用できない場合があります。

そのため、制度の活用を申し出る前に、大元である人事関連の部門にヒアリングに行って制度の実態を把握することが重要です。

部署間の連携が希薄な場合には、スタッフ部門にいる同期を頼るのも良いでしょう。

次に、同僚や上司に根回しを行います。

制度があるからといっていきなり活用して高跳びしてしまうと、現在の部署のメンバーの驚きを生み、よからぬ噂が流れてしまう、なんていう事態に陥りかねません。

立ち話などのカジュアルな場を利用して、話しやすい人から順番に、

  • 社内異動のための制度があること
  • 制度を使って、○○なチャレンジをしてみようと思っている

という内容で、話題を振りまいておくと良いでしょう。

機転の効く上司であれば、珍しい制度の話を聞けば、人事部門に情報収集を行ってくれ、手続きをスムーズにすることもできるかもしれません。

そして、上司との面談などの正式な場で、制度を利用したい旨上司に申告しましょう。その際、「雑用が嫌だ」というネガティブな理由は伝えず、「○○に挑戦したい」といった風に、

ポジティブな側面の理由を伝えると、上司の心象を損ねず、異動後にも遺恨を残しにくくなります。

もし、会社にそのような制度がない、という場合には、思い切って上司に異動の希望を伝えましょう。

この際は、雑用仕事のことを課題として持ち出しましょう。自身の課題意識を伝え、異動を願い出ることで、上司も危機感を持って対応してくれる可能性があります。

改善の見込みないなら転職する

自分の所属する会社に社内異動の制度もなく、異動を願い出でても上司が聞き入れてくれない場合、最終手段として転職することをおすすめします。

転職は、勇気と転職活動のためのエネルギーが必要になりますが、確実に職場の環境と仕事内容を変え、雑用ばかりの仕事から抜け出す糸口を作ってくれます。

雑用ばかりの仕事から抜け出すために転職する場合、まず、自分が本来やりたい仕事は何か、明確にする必要があります。

雑用ばかりに追われていると、つい、仕事の意義や目的を忘れてしまいますが、自分が転職前の会社に入社する際、描いた目標やビジョンがあったはずです。

それをもう一度思い起こすことで、自分がやりたい仕事内容や、目指したい業界を再発見することができます。

また、転職活動をする際には、単に、「雑用がいやで転職活動しています」というだけではなく、自分が行っていた雑用についての課題意識と改善のために取り組んだ活動について、まとめて話せるようになるといいでしょう。

雑用から逃げるために転職した、と思われてしまっては、採用してくれる企業はありません。

自分が本来やりたいことと行っていた仕事に乖離があり、改善のためにどのように考え取り組んだのか、きちんと話すことができれば、単に逃げのために転職したのではない、ということを理解してもらえるでしょう。

さらに、自分が雑用仕事ばかりやってきたわけではなく、転職先の仕事に見合うだけの能力を持っているということをアピールするために、対外的に誇れる仕事の実績についてもまとめておくようにすると良いでしょう。

仕事の実績を話す際は、単なる自慢話にならないよう、

  • 仕事内容
  • 自分の役割
  • 仕事上の課題
  • 考えたこと、取り組んだこと
  • その結果

などを順を追って話せるようにします。

こうすることで、雑用仕事しかできない人、ではなく、課題意識とチャレンジ精神をもって仕事をしている人物なのだと転職先の企業の人事担当者に伝えることができます。

まとめ

雑用ばかりの仕事は、仕事からやりがいを奪い、毎日の仕事をこなすモチベーションを奪ってしまいます。

自分が雑用ばかりこなしているなと感じた場合、まずは、自分の仕事を振り返る時間を設け、何にどれくらい時間を費やし、ストレスを感じているのか、整理してみましょう。

そして、上司や同僚を巻き込み、仕事が改善できないか、社内で新しい仕事にチャレンジできないか模索しましょう。

転職は、全てのチャレンジを行った上での最終手段です。これは、「雑用が嫌で仕事を辞めた」と思われないようにするためです。

逆に、雑用ばかりの仕事を変えるためにチャレンジし、その上で転職活用を行えば、その改善活動自体を転職活動の武器として利用することもできるでしょう。

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