「医療の現場の裏方を支えて、縁の下の力持ちとして働きたい!」と思って入社して、病院の総務で働きたい方は多いのではないでしょうか?

前線で奮闘する医師や看護師等の支援をするとても使命感あふれる仕事です。私自身は人事の仕事がしたくて病院に入社しました。総務で色々な仕事をすることでとても良い経験値を積めています。

ただ、病院の総務という仕事は患者さんの対応から社員の対応と内外から対応を求められることが多く、業務の効率化を常に意識しながら仕事をしなければ残業が多くなりがちです。

私自身も一時期「何でこんなに雑務が多いのだろう」「総務がやりたくて入社したのに続けていく自信がない」と悩んでいませんか?私と同じように悩まれている方がいたらぜひ私の経験についてお話しますので、参考にしていただければ幸いです。

まずは、今の仕事の適性を調べてみませんか?

仕事を辞めたいなら、現状から把握してみましょう。「今の仕事が自分に合っているのか?辞めたとしたらどういう仕事が自分には合っているか?」を調べてみましょう。

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きつい病院総務の仕事を辞めたくなった理由

所管が曖昧な仕事が総務にくる

どの組織の総務にもあることですが「この仕事はどの課の担当業務かわからないな…では総務さんよろしくお願いします!」とグレーな仕事が降ってくることが多いです。

たまにとんでもないボリュームの仕事がありますが、その割には上司から残業を減らすよう言われることから、理不尽な思いをすることもあります。

患者さんと社員からの両方からのクレーム対応がある

また、窓口だけではなく、総務が仕事をしている事務所に患者さんが直接クレームを言いにくることもあります。総務にクレームを言いたいと外線電話がかかってくることもあります。

例えば、

「あの失礼な態度をした医者をやめさせろ!」「あの看護師の言葉づかいは失礼だ!」「損害賠償を請求する。訴訟してやる。マスコミにも言う」などの対応があります。さらに社員(いわゆる問題社員)からも理不尽なクレームをつけられることがあります。

新しいことを極端に嫌う風土がある

どの組織の総務でもあると思いますが、総務は前例踏襲が大好きです。これは前の人がやっているとおりのことをやれば問題ないと無難に仕事を「こなす」からです。私の会社はこれが横行していて、時代に取り残されているような効率の悪い仕事の仕方をしている部分が多々あります。

その例として休暇申請、超勤申請、年末調整、稟議書等々すべて紙で運用していることや報告ばかりの名ばかり会議がたくさんあったりします。私が一度紙運用をなくすために企画案を提出した際には「今のままでも問題ないよね、お金もないし今まで通りのやり方でいこう」と上司から圧力を加えられたこともあります。

報告が中心だった会議の効率化の提案をした際には「次の会議は課長と係長のみで行う(要は私を参加させない)」といったなかなかヒドイこともされました(今の上司は柔軟に話を聞いてくれます)。現状維持のバイアスがかなり強いと思った方が良いです。

成果が見えづらい

経営を企画する部門や営業部門、購買部門とは違って、数字で測りづらい仕事が総務には多いです。担っている役割としては大きいですが、できて当たり前と思われることが多く、かなり声を大にしてアピールしないと上層部の評価は得られにくいです。

私自身も「〇〇ができました!」「目標を達成できました!」とアピールできるような成果がでることは少ないです(自分の実力不足もありますが…)。

しかし、残業時間は数字でわかりやすく出てしまうので、残業時間が増えているとコストセンターと上層部に見られがちなのがとても悲しく、モチベーションの低下につながってしまいます。

何でも屋とみられがち

最後に総務は何でも屋なのか?問題です。確かに会社の規定にも「どの所属の所管に当たらない場合には総務の所管とする」と記載はありますが「これはめんどくさいから総務を呼んでやらせたら良い」と思っている人も社内にはいます。

忙しい中で時間を割いて対応をしているので、最低限のリスペクトがなければ、社内で信頼関係が構築できないと思います。

病院総務の仕事を辞めるべき人・辞めないほうがいい人

辞めるべきではない人

  • 主体性を持てる人
  • ストレス耐性が高い人
  • 現場を支えたいという使命感が強い人

主体性を持てる人

主体性がある人は総務では無双状態になれると思います。私の感覚では、総務の中で考えて動ける提案できるという人は少ない印象があります。

主体的な人は上司からチャレンジャーとして認識されますので、ある程度の上司のサポートがあったうえで新たな部署の立ち上げや新規の事業を任せてもらえます。そんな人材は総務にとっても組織にとっても非常に貴重な存在です。

実際に私自身も人材を教育する部門の立ち上げをするよう言われたり、ほかの同僚で新たな面会システムの構築を依頼されたこともありました。

ストレス耐性が高い人

病院総務の窓口では患者さんの対応、社員の対応を必ず迫られます。その対応から逃げずに「自分が最初の窓口としてしっかり対応するのだ!自分がやらなくて誰が対応するのか!」という人は当事者意識及びストレス耐性ともに高く、とても総務に向いています。

患者及び社員に対して真摯に対応できることは上司を支えることも意味します。クレーム対応時には上司に助けを求めることも必要ですが、上司も万能ではありません。

上司をマネジメントすることができるようになることがベストです。

現場を支えたいという使命感が強い人

また、私自身総務という立場で、病院のコロナ対応の後方支援(情報収集、情報整理、連絡調整等)を行いました。この時に感じたのは、医師や看護師を支える・病院を支える・患者を支えるといった明確な使命感です。

これは後天的に身につけづらいものだと思いますが、これがなければコロナ禍ではなくても、総務で日常業務・緊急時の対応業務(自然災害等)の後方支援を行うことははっきり言って困難です。

上司から「あなたがいなかったらどうなっていたかわからなかった、ありがとう」と言われた時には何か組織の中での自分の存在意義を確かめることができたような気がしました。

辞めてもいい人

  • 主体性をもてない人
  • ストレス耐性が低い人
  • 時代の流れについていけない人

主体性をもてない人

上記でも書いたように「仕事を押し付けられている」と感じる人は、恐らく仕事をこなす意識が強いと思うので、総務で成長していくには厳しいと思います。業務の効率化の視点も持つことは難しいでしょう。

特にどの部署が担当するかわからないけれども、最終的には患者さんのためになるなら自分が率先してやるぐらいの気概はほしいです。お金のためだけに仕事をするのは、組織としてもあなた自身の人生にとってもおもしろみのないものになるでしょう。

ストレス耐性が低い人

また、病院総務においてはクレーム対応が付きものなので、ストレス耐性がないとつらいと思います。実際に私の同僚でも社員からのクレームでメンタルを病みました(もちろん色々なストレスの積み重ねがあります)。

患者さんからのクレームは聴く姿勢が特に重要で、冷静さを保つためにもストレスをコントロールしつつ対応する必要があります。患者さんの対応は少しでも間違えると、それをリカバーするための時間がさらに必要になりますので、クレーム対応時のストレス耐性は特に重要です。

時代の流れについていけない人

時代の流れについていけない人…これはコロナ禍で露呈しました。特にホストとしてZoomを使えない(使おうとしない)、クラウドの考え方を理解しない(理解しようとしない)、SNSの有用性を理解しない(しようとしない)等々です。

理解しようとしない、使えないことを盾にそれらを推進しようと懸命に努力しようとする人を否定することはもってのほかです。他部署は時代についていっているのに総務は…なんてことがしばしばあります。

本人が使おうとしない、理解しようとしない意思の弱さが特に問題ありです。こんな方も総務で活躍するのは非常に困難だと思います。

病院総務の仕事から転職するときのポイント

  • 病院総務経験者は意外と転職できる
  • 病院総務を経験しているジェネラリストは評価が高い
  • 病院総務しか経験がないは言い訳

病院総務の仕事は転職しづらいイメージがありますが、私の先輩方で総務の経験を活かして転職しています。

1人目は給与計算や福利厚生などの担当していた方で大学病院に転職、2人目は総務の中間管理職としてマネジメントをしていた方は民間企業(ヘルスケア関連)に課長職として転職、3人目は経理と総務を経験したジェネラリストとして監査法人に転職されました。

3人ともどの会社の面接において、総務の経験がプラス働いたと言われていました。総務の経験は特徴がないと言われがちですが、やる気がある人は仕事をする中で特にマネジメント能力など、どの分野でも応用が利く能力を高めていれば、ステップアップするための転職はできると思います。

「総務しか経験がない」という言い訳はせず、どうしてもネガティブなイメージが先行してしまう方は、転職エージェント等を利用して自己分析をして、ご自身の強みの洗い出しをすることをおすすめします。

病院総務の仕事を辞めたいあなたに最後に伝えたいこと

病院総務で経験することで無駄なことはない

総務はつまらない、こなす仕事ばかりだ、誰でもできる仕事が多い等のネガティブなイメージが付きがちですが、仕事への取組む姿勢次第です。

例えば、給与体系・年末調整・採用退職業務・会議庶務・福利厚生業務・労災・人材育成等々挙げだしたキリがありませんが、実生活で役に立つことはもちろん、広範囲に知識を習得することができます。

先ほど述べたように転職においてもバランス感覚に優れたジェネラリストを求める会社は多くあります。多々ある業務のマネジメントができる人ならなおさら市場価値は高まることでしょう。

よく業務で絡む他部署の人にフィードバックを求めてみる

私も辞めたいと感じた時期があり、そのことを先輩に相談したところ「他部署の人にあなた自身がどういう存在であるか話を聞いてみなさいと言われました」

最初はなんでそんなことを言うのかわかりませんでしたが、実際にやってみると医師・看護師・検査技師などの方に「いつも助かっているよ!〇〇さんがいてくれるから業務に専念できるよ」「いつも任せているところが多いし、辛い部分があったらフォローするからいつでも言ってね」と会社における自分の立ち位置や存在意義を確認でき、会社を辞めるのを踏みとどまりました。

先輩のアドバイスは客観的な他部署から自分がどのように映っているのかを聞くことで、組織に必要とされている人間だ!と気づかせて自己肯定感を高めようしたのがポイントだったと思います。

改めて病院総務の役割を理解する

総務がいなければ組織は回りません。皆さんが思っている以上に総務は組織の潤滑油として活躍していることを認識して裏方として誇りを持つべきです。

先進的な組織は総務に優秀な人材が集まって、総務が組織全体をリードしています。「総てを務める」=総務とは言い得て妙だと思います。

総務は危機管理の要である

新型コロナウイルス、地震、豪雨、台風等の災害級の危機の対応を迫られることが多くなってきました。この時に活躍するのは…もちろん総務です。防火防災訓練はもちろん、BCP(事業継続計画)の作成からBCM(事業継続マネジメント)等の来る危機に備えたが欠かせません。

これも総務で担っています。さらにコロナ禍における社員の発熱者の休みの取り扱いやクラスター発生時には、情報収集や情報整理を行うセンターとしても稼働します。これもメインは総務で活動します。

つまり、継続したサービスを提供していくためにも総務の役割は大きく、とてもやりがいのある仕事と言えます。

いろんな職種の人たちとのつながりが多い

今まで述べてきたように総務は業務の範囲も広く、様々なシーンで顔を出すことが多いため知らないうちに他部署で有名人になっていたりします。

私自身も「あのー短髪で眼鏡をかけた身長の高い人いますか?」と呼ばれて受付カウンターにいくと、以前トラブルで助けたお礼にお菓子をもらったり、研修会の運営後に飲み会に誘われて、様々な職種の価値観を聞けたりします。

この経験は代えがたいものであり、お互い支えあってよりよりサービスが提供できているのだなと実感できます。

まとめ

はっきり言えることは組織にとって総務は「心臓部」で超重要な部署ということです。会社に所属している人で総務と関係ない人はいませんし、あらゆる情報が総務に集約されていきます。

病院総務に配属された場合には、上層部に期待されていると捉えてください。そして、自分の担当している業務が前例踏襲になっていれば、それが何のために行っているのか、やり方は時代錯誤ではないか等を疑ってください。

数多くの業務改善の機会があるので、それを的確に捉えて対応していくことが組織にとっても、あなた自身にとっても必ず「強み」に変わっていくことは間違いありません。粘り強く病院総務で仕事を続けることはあなたの人生を明るくするでしょう。

まずは、今の仕事の適性を調べてみませんか?

仕事を辞めたいなら、現状から把握してみましょう。「今の仕事が自分に合っているのか?辞めたとしたらどういう仕事が自分には合っているか?」を調べてみましょう。

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この記事の監修者

株式会社eia 大嶋

 

この記事の企画・監修者は株式会社eiaの大嶋です。クラウドソーシングサービスより実際の体験談の執筆依頼・インタビュー調査した内容をまとめた記事になります。

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